GTD: Mail:app

Man lernt doch jeden Tag etwas dazu. Heute wieder einmal bei Merlin Mann und da zum Umgang mit Apples Mail.app zusammen mit Schlau-Ordnern.

Man kann darüber streiten wie man besser mit seiner Mail-InBox umgeht. Ziel ist sicher, sie zu leeren. Die Methoden differieren da. Die GTD-Fetischisten lieben es, sie jeden Tag zu leeren, aber nicht die Arbeit zu tun, sondern die einzelnen eMails der Weiterverarbeitung zuzuführen und in andere Ordner zu verschieben. Folge: Inbox leer, Arbeit verstreut.

Ich halte das für eine schöne Methode, den Überblick zu verlieren. Darum verfahre ich anders: Ich sichte die Inbox und markiere die einzelnen eMails schön farbenfroh mit Mail-Act-On. So habe ich eine Liste mit allen Aufgaben und meines Erachtens (i.e. nach meinem Geschmack) einen besseren Überblick.

Doch marschiere ich immer wieder per Suchfunktion durch die Inbox, um bestimmt, gleichgeartete eMails routinemäßig (lies: »wie am Fließband«) durchzugehen. Der aktuelle Eintrag bei Merlin über die Nutzung der Schlau-Ordner hat mir die Sache jetzt massiv vereinfacht. Ich habe nun Schlau-Ordner, die die routiniert zu bearbeitenden Mails sammeln.

Die Inbox bleibt unangetastet und sorgt weiter für den Überblick. Ich muss nicht immer (wieder) die Suchfunktion anschmeißen, was immer ein wenig Zeit kostet. Und ich habe die indizierten Mails alle auch in den Schlau-Ordnern und kann sie da fokussiert abarbeiten.

Ohne es schon richtig getestet zu haben – nur die Schlau-Ordner habe ich schon eingerichtet – ist klar: ohne das geht es nicht mehr.

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Eine Antwort to “GTD: Mail:app”

  1. MarvMail(at)web.de Says:

    Die GTD Fetischisten lieben es gewiss nicht, ihre Emails zu verschieben um die Arbeit zu verstreuen ;-)

    Sie lieben es, zu entscheiden, OB etwas, und wenn ja, WAS als nächstes zu tun ist. Also die in der Email versteckte Aufgabe zu erkennen und diese durchzuführen (oder zu delegieren/zu verschieben).

    Ist die Entscheidung über die aus der Email interprätierten Aufgabe getroffen, so wird die Email nicht mehr benötigt und kann thematisch archiviert werden um im Bedarfsfall darauf zugreifen zu können.

    Warum du dabei das Gefühl hast den Überblick zu verlieren:

    Es geht bei GTD (unter anderem) darum, Informationen oder Aufgaben so zu organisieren, dass man zum richtigen Zeitpunkt und am richtigen Ort daran erinnert wird und man sonst nicht damit konfrontiert wird. Die Arbeit wird also nicht zuerstreut, sondern an den nützlichen Stellen konzentriert.

    Um deligierte/verschobene Aufgaben zu überblicken benutzen GTD Fetischisten ein System außerhalb der Email – Inbox. In diesem System erfassen sie ALLES, was ihnen an Aufgaben zufällt. Wirklich alles. Sogar die banalsten Dinge.

    Dadurch wird das Vertrauen in das eigene Organisationsystem so groß, dass man auf zusätzliche Erinnerungshilfen wie farbige Markierungen innerhalb der Inbox verzichten kann. Und will.

    Schluss:

    Ohne dieses Vollständige Organisationssystem, und vor allem ohne die Entscheidung über den nächsten Schritt bedeuten die vielen Ordner nur “Mehr Inboxen” die nun Thematisch unterteilt sind. Man müsste also immernoch regelmäßig in die Ordner schauen, da man ohne deren Inhalt nicht weiß, ob man noch etwas zutun hat.
    Darum rate auch ich, von dem Wahllosen Verschieben von Emails in irgendwelche Ordner ab.
    Mit GTD hat das oben beschriebene Arbeit verteilen allerdings nichts zutun.

    Alles Gute und frohes Posten,

    Marvin

    PS:
    Wie das Organisationssystem genau funktioniert ist ein anderes Thema und gehört auch nicht in die Antwort zu diesem Thread. Ich hoffe allerdings, ich konnte die Zusammenhänge zwischen dem Eindruck des Authors und der GTD Inbox Handhabung neutral und sachlich erklären :)
    Anregungen und Kritik nehme ich gerne per Email entgegen !

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