Sie lieben es, zu entscheiden, OB etwas, und wenn ja, WAS als nächstes zu tun ist. Also die in der Email versteckte Aufgabe zu erkennen und diese durchzuführen (oder zu delegieren/zu verschieben).

Ist die Entscheidung über die aus der Email interprätierten Aufgabe getroffen, so wird die Email nicht mehr benötigt und kann thematisch archiviert werden um im Bedarfsfall darauf zugreifen zu können.

Warum du dabei das Gefühl hast den Überblick zu verlieren:

Es geht bei GTD (unter anderem) darum, Informationen oder Aufgaben so zu organisieren, dass man zum richtigen Zeitpunkt und am richtigen Ort daran erinnert wird und man sonst nicht damit konfrontiert wird. Die Arbeit wird also nicht zuerstreut, sondern an den nützlichen Stellen konzentriert.

Um deligierte/verschobene Aufgaben zu überblicken benutzen GTD Fetischisten ein System außerhalb der Email – Inbox. In diesem System erfassen sie ALLES, was ihnen an Aufgaben zufällt. Wirklich alles. Sogar die banalsten Dinge.

Dadurch wird das Vertrauen in das eigene Organisationsystem so groß, dass man auf zusätzliche Erinnerungshilfen wie farbige Markierungen innerhalb der Inbox verzichten kann. Und will.

Schluss:

Ohne dieses Vollständige Organisationssystem, und vor allem ohne die Entscheidung über den nächsten Schritt bedeuten die vielen Ordner nur „Mehr Inboxen“ die nun Thematisch unterteilt sind. Man müsste also immernoch regelmäßig in die Ordner schauen, da man ohne deren Inhalt nicht weiß, ob man noch etwas zutun hat.
Darum rate auch ich, von dem Wahllosen Verschieben von Emails in irgendwelche Ordner ab.
Mit GTD hat das oben beschriebene Arbeit verteilen allerdings nichts zutun.

Alles Gute und frohes Posten,

Marvin

PS:
Wie das Organisationssystem genau funktioniert ist ein anderes Thema und gehört auch nicht in die Antwort zu diesem Thread. Ich hoffe allerdings, ich konnte die Zusammenhänge zwischen dem Eindruck des Authors und der GTD Inbox Handhabung neutral und sachlich erklären :)
Anregungen und Kritik nehme ich gerne per Email entgegen !