GTD mit Process 2

Es gibt zahlreiche Methoden, die Dinge zu regeln. Am besten dürfte Delegieren sein – wofern man vertrauensvolle Menschen und Mitarbeiter hat, die die Sachen machen. Doch weitestgehend ist man auf sich selbst gestellt und muss organisieren, was das Zeug hält.

Eine Hilfe dazu ist Process 2 von Jumsoft.

Den aktuellen Artikel von Ted Goranson bei About This Particular Macintosh habe ich bereits erwähnt. Er beschäftigt sich weitestgehend mit Outlining Workflows and ConceptDraw, dekliniert am Ende jedoch summarisch zahlreiche Outliner durch und gibt letzte Informationen.

Hier findet sich auch der Hinweis zu Process 2.0. Dem ging ich nach, weil ich immer auf der Suche bin, meine Arbeitsprozesse zu verbessern und zu beschleunigen. Aufgrund hohen Arbeitsaufkommens beschäftige ich mich andauernd damit, so dass ich gar nicht mehr zum Arbeiten komme. Auch ein schöner Effekt.

Process 2 wird mir leider bei meiner Arbeit nicht weiterhelfen. Wir sind nicht für einander gemacht. Meine Arbeitsanforderung und Arbeitsweise ist mit diesem gelungenen Werkzeug leider nicht kompatibel. Zudem ist es nicht nach meinem Geschmack. Doch es hat Qualitäten, bei einem fairen Preis von US $ 39,– für die Einzellizenz. Doch zur Sache:

Die Applikation bietet alles auf einen Blick. Ob das mit Übersichtlichkeit zu tun hat, ist zumindest fraglich. Mir ist es etwas zuviel des Guten, aber andere werden damit Arbeiten können. Vielleicht muss man sich auch nur daran gewöhnen. Die 4 Fenster-Darstellung setzt sich zusammen aus dem linker Hand sichtbaren Fach mit einzelnen Projektordnern, das auch Smartordner aufnimmt. Eine Verschachtellung der Ordner ist – konsequenterweise und leider – nicht möglich. Rechts daneben findet man die unter ein jeweiliges Projekt fallenden einzelnen Dateien gelistet, die nach unten hin per Symbol, bezogen auf den Inhalt, dargestellt werden (was mich ganz und gar verwirrt), und sich so sehr sichtbar vom tatsächlichen Inhalt der jeweiligen Datei abgrenzen.

Auf der Datei-Ebene findet man Kolumnen, anhand derer man den Stand der Dinge zur jeweiligen Datei ausmachen kann: Priorität, Frist, Erledigt usw. Diese Kolumnen sind sehr wertvoll für die Smartordner, die man anlegen kann und die beispielsweise Dateien anzeigen, die noch nicht fertig bearbeitet sind oder bei denen bestimmte Fristen laufen.

Schließlich findet man links unten den Überblick über die Kolumnen. Über dieses Feld kann man die einzelnen Kolumnen ein und aus schalten. Selbstverständlich lassen sich auch individuelle Kolumnen erstellen. Als weiteres Instrument findet man eine nach rechts ausfahrbare Informationsschatulle, die den Stand für die jeweilige Datei, nebst Kalender und weiterer Informationen darstellt.

Die Software scheint mir noch jung und unausgereift. Ich konnte während meines Tests einmal angelegte Projekteordner nicht wieder löschen. Eine in ein Dokument gezogene mp3-Datei konnte dort zwar abgespielt werden, doch wechselte man für eine Sekunde in eine andere Datei und dann wieder zurück, fand sich nur noch das Sympol für die mp3-Datei, das auf Anklicken nicht reagierte. Auch das Dateisympol in der Trennungszeile reagierte nicht. Das Angebot, den Link zur Quelle herzustellen fruchtete allerdings auch nicht.

Nichtsdestotrotz, für spezifische Aufgaben und Projekte ist diese Software brauchbar – nur mir hilft sie nicht, dessen Projekte anderen Regeln unterliegen. Übrigens: testen kostet nichts.

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