Listen

Wie lang dürfen eigentlich Listen sein?

Eine Frage, die sich mir immer wieder stellt und sicher nicht pauschal beantwortet werden kann. Es dürfte da vielmehr zahlreiche Antworten geben, die abhängig sind von unterschiedlichsten Faktoren.

Lassen wir mal die persönlichen Faktoren beiseite – erstmal.

Was kommt in Betracht? Zunächst die Liste selber. Die Länge von Listen hängt von ihrem Zweck ab, dem Inhalt, der Form. Alles Komponenten, die die Arbeit an der Liste beeinflussen.

Ich mag keine langen Listen. Die wirken auf mich unübersichtlich. Aus dem Grunde ist es sinnvoll, sie zu kürzen. Das geht für alte GTDler, indem man sie schnell abarbeitet. Das funktioniert natürlich nicht, wenn sie schon lang sind und unübersichtlich auf den Betrachter wirken. Dann steht man da und weiss nicht, wohin mit all dem Zeug in der Liste. Darum kann man Listen nach unterschiedlichen Kriterien ordnen: nach Projekten, nach nächsten Schritten, nach Kontexten (Besorgungen, Telefonate, am Rechner). – Aber, »Sie wer’n ’s nett glaube, aber ich sach Ihne«: schon solche Listen werden mir zu lang.

Man muss Listen noch kürzer fassen. Denn etwas zu lange Listen nehmen einem in der Regel die Energie, sie überhaupt zu bearbeiten. Und warum? Weil man unter anderem bei einer langen Liste den Erfolg nicht so schnell sieht. Haken Sie bei einer Liste von 20 Aufgaben eine erledigte Aufgabe ab. Dann ist damit gerade ein 20stel der Liste erledigt. Haben Sie aber eine Liste mit vier Punkten und haken einen ab, dann haben Sie schon ein Viertel erledigt. Das sieht schon viel besser aus. Das verweist die Überforderung suggerierende Menge in die Schranken. Es gilt das Prinzip, große Aufgaben in kleinen Schritten zu bewältigen.

Listen sollten also so kurz wie möglich sein. Um sie so zu halten, kommt man nicht umhin, die Dinge in den Listen ständig zu bearbeiten. Oder sie ständig umzuschichten und neue Bearbeitungseinheiten zu schaffen. Man kann Kriterien entwickeln, nach denen man sich aus der Fülle von langen Listen kleine, mundgerechte Happen macht. Darum auch so idiotische Tipps wie, sich drei oder fünf Aufgaben für jeden Tag hinzulegen, die man dann abzuarbeiten hat. Das sind kurze Listen, die sich gut bewerkstelligen lassen.

Die Listen sollten in jedem Fall überschaubar sein, damit man keine Angst vor ihrer Überfülle entwickelt. Nicht jede Software, mit der man Listen generieren kann, sorgt für die Überschaubarkeit. Aber auch nicht jeder Listenschreiber ist in der Lage, sich selbst übersichtliche Listen zu schaffen. Nutzt man zum Beispiel ein einfaches Schreibprogramm für Listen, ist auf gute Typographie zu achten, auf eine gut lesbare Schrift (ob auf dem Monitor oder im Ausdruck – vergesst TimesRoman), auf angemessene Größe der Schrift, ausreichend Zeilenabstand und so weiter. Das gilt übrigens auch für handschriftliche Listen.

Weiter sollten die Listen nachvollziehbar strukturiert sein. Hier haben wir wieder Ordnungskriterien, die Vorteile bei etwas längeren Listen bringen (und GTD-Applikatinoen von Natur aus mitbringen sollten), wie etwa die Projekteinteilung mit Unterprojekten. Ich sag nur: einrücken. Nicht zu verachten sind unter Umständen MindMaps, die ganz andere Strukturen sichtbar machen und gleichwohl eine Form von (längerer und doch überschaubarer) Liste sein können.

Relativ unproblematisch scheint mir die Länge und Übersichtlichkeit, wenn man ein paar Ideen auf Papier wirft – als Gedankenstütze für eine spätere, systematische Bearbeitung. Ein wenig Kuddelmuddel kann da auch behilflich sein, weitere Ideen zu entwickeln. Nur wenn man das Geschmiere dann ordentlich zusammenfügt, muss man sehr Übersichtliches gestalten, um die so eventuell entwickelten Aufgaben auch lustvoll abarbeiten zu können.

Es gibt aber durchaus thematische Grenzen, an denen scheitern auch Listen mit nur einer Aufgabe. Das liegt dann jedoch nicht mehr zwingend an der Liste, sondern an der Person, die die Liste bearbeiten muss, und deren Befindlichkeit und Haltung gegenüber der Aufgabe. Das ist aber ein ganz anderer Komplex; genauso wie die Frage nach äußeren Einflüssen, die letzten Endes auch Einfluss auf die Goutierbarkeit von Listen unterschiedlichster Länge haben, sei es das Wetter, der Arbeitsplatz, die Kollegen und vieles andere mehr.

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